Gone are the days of storing information on paper files and manual systems. We now rely on technology to help us strengthen and streamline operations and keep data organized. However, technology has a shelf life and it’s important to know the lifespan of your devices and operating systems.
Do you know the lifespan of your computer? How about your software programs or hardware? Do you know how often you should do maintenance checks and updates to help protect your important documents and data?
We do and we can help!
Planning out an annual IT budget is a critical factor in maintaining smooth and worry-free operations. You can’t afford to be in the dark ages when it comes to the technology you rely on. The start of a new year is a great opportunity to review your technology and create an annual budget to stay on track.
Critical Components to Include in an IT Budget for Planning
Past Performance – How has your past IT budget held up compared with your future projections? Do you anticipate a higher need for the coming year? Did you exceed your previous budget projections?
Current Infrastructure – Are you a smaller organization needing to prioritize upgrades and expansion or do you have a well-developed infrastructure that prioritizes maintenance and upkeep?
Company Size – Size matters when it comes to your IT needs. Are you a smaller company with basic IT needs or a larger one with more moving pieces meaning greater potential for issues to arise and things to go wrong?
Company Growth – What are your business growth goals? Do you have plans to expand your services?
Hardware Expense – Businesses require hardware for their IT teams to operate efficiently and effectively. It’s a major factor in an overall budget, particularly when considering the lifespan of your devices.
Software Expenses – Software expenses go hand in hand with efficiently run operations that require specialized software programs. Software expenses could include things, such as licences and service subscriptions.
IT Project Expenses – Are there specific projects in the upcoming year that would require the additional use of devices, hardware or software, administrative, consulting or staffing costs?
Maintenance Expenses – Things can break down and leave us scrambling, but by having potential maintenance issues budgeted for, you allot yourself a safety net for these unforeseen problems. You will also need to factor in routine maintenance checks as a preventative measure. Routine maintenance also includes the necessary upgrades you may need to keep your systems operating at peak efficiency.
IT Staffing Expenses – This expense encompasses everything from salaries to bonuses or benefits paid specifically to IT staff, including any expenses related to the recruitment and training of new staff.
Emergency Expenses – It is good practice to budget for any unforeseen expenses that may arise due to data breach recovery, meeting new regulatory standards or replacing highly skilled IT position(s).
Security Expenses – A crucial aspect to every IT budget falls into the category of security, including protective and preventative measures as well as keeping up to date with monitoring systems and upgrades.
Annual technology planning can be a burdensome task, but a critical one for the strength and longevity of your business operations. When creating a plan and allocating funds appropriately within your IT budget, you may find out that it is actually more cost effective than you think.
Recruiting the assistance and support of IT specialists will not only help you achieve all your budgeting needs, but will also help in the efficiency of the entire process.
We have a dedicated team of IT specialists waiting to assist you in all your planning and budgeting goals. We can also help you plan and prepare for disaster recovery through important data backups and tailored plans for all industry and business needs.
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Planification annuelle de la technologie
L’époque de la sauvegarde des informations sur papier et des systèmes manuels est révolue. Nous comptons maintenant sur la technologie pour nous aider à renforcer et à rationaliser les opérations et à garder les données organisées. Cependant,la technologie a une durée de vie limitée et il est important de connaître la durée de vie de vos appareils et systèmes d’exploitation.
Connaissez-vous la durée de vie de votre ordinateur? Qu’en est-il de vos logiciels ou matériels? Savez-vous à quelle fréquence vous devriez effectuer des vérifications de maintenance et des mises à jour pour aider à protéger vos documents et données importants?
Nous le faisons et nous pouvons vous aider!
La planification d’un budget informatique est un facteur essentiel pour maintenir des opérations fluides et sans souci. Vous ne pouvez pas vous permettre d’être dans l’âge de pierre en ce qui concerne la technologie sur laquelle vous comptez. Le début d’une nouvelle année est une excellente occasion de revoir votre technologie et de créer un budget annuel pour rester sur la bonne voie.
Éléments essentiels à inclure dans un budget informatique pour la planification
Performances passées – Comment votre budget informatique de l’an passé a-t-il résisté par rapport à vos projections futures? Prévoyez-vous un besoin plus élevé pour l’année à venir? Avez-vous dépassé vos prévisions budgétaires précédentes?
Infrastructure actuelle – Êtes-vous une petite organisation qui a besoin de prioriser les mises à niveau et l’expansion ou avez-vous une infrastructure bien développée, qui donne la priorité à la maintenance et à l’entretien?
Taille de l’entreprise – La taille est importante lorsqu’il s’agit de vos besoins informatiques. Êtes-vous une petite entreprise avec des besoins informatiques de base ou une plus grande avec plus de pièces qui bougent, ce qui signifie un plus grand risque de problèmes?
Croissance de l’entreprise – Quels sont les objectifs de croissance de votre entreprise? Avez-vous l’intention d’élargir vos services?
Dépenses de matériel – Les entreprises ont besoin de matériel pour que leurs équipes informatiques fonctionnent de manière efficace et efficiente. C’est un facteur majeur dans un budget global, en particulier lorsque l’on considère la durée de vie de vos appareils.
Frais de logiciels – Les dépenses de logiciels vont de pair avec des opérations gérées efficacement qui nécessitent des logiciels spécialisés. Les dépenses en logiciels pourraient inclure des licences et des abonnements à des services.
Dépenses de projets informatiques – Y a-t-il des projets spécifiques dans l’année à venir qui nécessiteraient l’utilisation supplémentaire d’appareils, de matériel ou de logiciels, de frais administratifs, de consultation ou de personnel?
Dépenses de maintenance – Des problèmes imprévus se produisent, mais en ayant des problèmes de maintenance potentiels budgétisés, vous ajoutez une sécurité planifiée pour ces problèmes imprévus. Vous devrez également prendre en compte la maintenance régulière comme mesure préventive. La maintenance régulière comprend également les mises à niveau nécessaires, dont vous pourriez avoir besoin pour que vos systèmes fonctionnent de façon maximale.
Dépenses de dotation en informatique – Cette dépense englobe tout soit les salaires aux primes ou aux avantages sociaux versés spécifiquement au personnel informatique, y compris les dépenses liées au recrutement et à la formation de nouveaux employés.
Dépenses d’urgence – Il est recommandé de budgétiser toutes les dépenses imprévues qui pourraient survenir en raison de la récupération des données, des violations de données, du respect des nouvelles normes réglementaires ou du remplacement de postes informatiques hautement qualifiés.
Dépenses de sécurité – Un aspect crucial de chaque budget informatique entre dans la catégorie de la sécurité, y compris les mesures de protection et de prévention ainsi que le maintien à jour des systèmes de surveillance et des mises à niveau.
La planification technologique annuelle peut être une tâche fastidieuse, mais essentielle pour la force et la longévité de vos opérations commerciales. Lors de la création d’un plan et de l’allocation de fonds de manière appropriée dans le cadre de votre budget informatique, vous découvrirez peut-être qu’il est en fait plus rentable que vous ne le pensez.
Le recrutement de l’assistance et du soutien de spécialistes informatiques vous aidera non seulement à répondre à tous vos besoins budgétaires, mais aidera également à l’efficacité de l’ensemble du processus.
Nous avons une équipe dédiée de spécialistes informatiques qui sont prêts à vous aider dans tous vos objectifs de planification et de budgétisation. Nous pouvons également vous aider à planifier et à vous préparer suite à une cyber attaque ou un problème grâce à d’importantes sauvegardes de données et à des plans adaptés à tous les besoins de l’industrie et de l’entreprise.
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